Hướng dẫn cách xử lý và hạch toán chi phí đầu vào không có hóa đơn đầu vào

Làm thế nào để các chi phí đầu vào không có hóa đơn lại được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp? Điều này đòi hỏi người làm công tác kế toán trong doanh nghiệp phải thực sự am hiểu và cập nhật kịp thời Luật kế toán cũng như các thông tư quy định cụ thể vào thực tế. Xử lý chi phí đầu vào không có hóa đơn thường gặp trong Doanh nghiệp như: chi phí vận chuyển do cá nhân vận chuyển, chi phí thuê nhà, văn phòng làm việc của cá nhân và một số chi phí mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn khác theo quy định của Bộ Tài chính.

Trích nguồn Công Văn:

Theo Công văn 3512/TCT-CS ngày 22/08/2014 của Bộ tài chính:

- Nếu hàng hóa vận chuyển trên đường không có hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi cơ quan có thẩm quyền kiểm tra, thì xử phạt vi phạm về hành vi trốn thuế.

- Nếu người bán không lập hóa đơn khi bán hàng có giá trị từ 200.000 đồng trở lên thì xử phạt tiền từ 10.000.000 đến 20.000.000 đồng.

Theo Công văn 244/TCT-CS ngày 18/01/2013 của Bộ tài chính:

- Hàng hóa vận chuyển trên đường không có hóa đơn, chứng từ:

     +/ Trong thời hạn 12 giờ không chứng minh được, thì xử phạt từ 200.000 đến 2.000.000 đồng .

dịch vụ thành lập doanh nghiệp công ty trọn gói giá rẻ tại hải phòng      
+/ Trong thời hạn 12 – 24 giờ không chứng minh được, thì xử phạt từ 300.000 đến 3.000.000 đồng .

Những loại chi phí mua hàng không có hóa đơn đâu vào như:

- Chi phí mua hàng hóa là nông sản, hải sản, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra.

- Chi phí mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra;

- Chi phí mua đất, đá, cát, sỏi của hộ gia đình, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra;

- Chi phí mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt;

- Chi phí mua đồ dùng, tài sản, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra;

- Chi phí mua hàng hóa, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh < 100 triệu đồng/năm.

Những trường hợp mua hàng không có hóa đơn đầu vào nêu trên. Nếu doanh nghiệp muốn được ghi nhận vào chi phí thì phải làm bộ hồ sơ như sau:

– Hợp đồng mua bán

– Chứng minh thư của cá nhân bán hàng

– Chứng từ thanh toán

– Biên bản bàn giao hàng hóa (nếu có)

– Bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào không có hóa đơn, mẫu 01/TNDN

I. Hướng dẫn các xử lý chi phí đầu vào không có hóa

1. Đối với chi phí vận chuyển do cá nhân vận chuyển:

Địa chỉ học kế toán tổng hợp Tại hà nam

Để xử lý chi phí đầu vào không có hóa đơn đối với chi phí vận chuyển do cá nhân vận chuyển, kế toán xem xét như sau:

– Nếu chi phí vận chuyển có giá trị nhỏ, ví dụ: thuê xe ôm:

Trường hợp này kế toán sẽ chuyển qua chi phí nhân công bằng cách ký hợp đồng thời vụ giữa DN với cá nhân vận chuyển đó (hợp đồng thời vụ dưới 3 tháng). Có 2 trường hợp xảy ra:

+ Nếu trả lương cho cá nhân vận chuyển dưới 2 triệu đồng/tháng thì kế toán cần tập hợp bộ hồ sơ như sau:

Hợp đồng lao động thời vụ đã ký;

Chứng minh nhân dân phô tô của cá nhân thuê vận chuyển;

Chứng từ thanh toán (có đủ chữ ký)

Bảng lương có họ tên đầy đủ của cá nhân đã ký hợp đồng thời vụ.

+ Nếu trả lương cho cá nhân vận chuyển từ 2 triệu đồng/tháng  trở lên thì kế toán cũng lập bộ hồ sơ như trên, đồng thời khấu trừ 10% thuế thu nhập của cá nhân vận chuyển trước khi thanh toán lương (có chứng từ khấu trừ thuế đi kèm).

– Nếu chi phí vận chuyển có giá trị lớn, ví dụ: thuê ô tô của cá nhân chở hàng hóa,…

Trường hợp này kế toán sẽ thực hiện ký hợp đồng khoán việc đối với cá nhân vận chuyển: kế toán cần tập hợp đủ bộ hồ sơ sau:

+ Hợp đồng giao khoán; Tải về

+ Biên bản nghiệm thu công việc;

+ Chứng minh thư nhân dân phô tô của cá nhân vận chuyển;

+ Chứng từ thanh toán;

+ Hóa đơn bán lẻ do cơ quan Thuế cấp (đây là hóa đơn mà cơ quan Thuế cấp cho cá nhân vận chuyển khi cá nhân đó đi nộp thuế, và cá nhân này sẽ đưa hóa đơn này cho DN).

2. Đối với chi phí thuê nhà của cá nhân, hộ gia đình

Để xử lý chi phí đầu vào không có hóa đơn đối với chi phí thuê nhà của cá nhân, hộ gia đình thì kế toán xem xét như sau:

Khi đi thuê nhà sẽ có 2 trường hợp xảy ra:

– Trường hợp số tiền thuê có giá trị > 8,4 triệu đồng/tháng hoặc > 100 triệu đồng/năm: thì cá nhân cho thuê nhà sẽ phải ra cơ quan thuế để nộp thuế (thuế GTGT, thuế TNCN và thuế môn bài), sau đó cơ quan thuế sẽ cấp cho cá nhân cho thuê đó 1 hóa đơn bán lẻ, cá nhân chuyển hóa đơn này cho DN đi thuê và đây là căn cứ để DN đi thuê hạch toán chi phí đầu vào theo quy định.

– Trường hợp ngược lại, tức số tiền thuê nhà từ 8,4 triệu đồng/tháng trở xuống hoặc từ 100 triệu đồng/năm trở xuống thì cá nhân cho thuê không phải đi nộp thuế GTGT và thuế TNCN, đồng nghĩa với việc DN đi thuê sẽ không có hóa đơn đầu vào đối với loại chi phí này. (cá nhân cho thuê vẫn phải nộp thuế môn bài).

Khi đó, để khoản chi này được là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN thì kế toán phải tập hợp đủ bộ hồ sơ như sau:

+ Hợp đồng thuê nhà;

+ Chứng minh nhân dân phô tô của chủ nhà;

+ Chứng từ thanh toán.
dịch vụ làm báo cáo tài chính tại Quận Bình Tân 

VD 1: Doanh nghiệp bạn đi thuê nhà của hộ gia đình, cá nhân làm văn phòng:

- Nếu tổng số tiền thuê nhà < 100.000.000/năm:

Thì bạn phải làm bộ hồ sơ như trên : Hợp đồng thuê nhà, biên bản bàn giao, chứng từ thanh toán, Bảng kê 01/TNDN. (Nếu trên hợp đồng ghi là bên DN phải nộp thay thì cần thêm chứng từ nộp tiền thuế thay chủ nhà)

Theo khoản 7 điều 1 Thông tư 119/2014/TT- BTC:

- Những hộ gia đình, cá nhân cho thuê tài sản mà tổng số tiền thuê nhà < 100.000.000/năm thì: Không phải khai, nộp thuế GTGT, TNCN (chỉ cần nộp thuế môn bài) và cơ quan thuế không cấp hóa đơn lẻ (Như vậy là không có hóa đơn).

VD 2: Doanh nghiệp bạn đi mua xe ô tô đã sử dụng của cá nhân, hộ gia đình:

- Vì cá nhân bán tài sản đã qua sử dụng (không kinh doanh) thì không phải khai, nộp thuế, nên cơ quan thuế không cấp hóa đơn (Không có hóa đơn).

Như vậy: DN cần phải chuẩn bị 1 bộ hồ sơ như trên: Hợp đồng mua bán, biên bản bàn giao, chứng từ thanh toán, Bảng kê 01/TNDN.

Quan trọng nhất: Là DN phải làm thủ tục sang tên đổi chủ nhé!

- Sau khi đã nộp thuế trước bạ và Ô tô mang tên DN thì DN được trích khấu hao bình thường.

3. Chi phí mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn:

Doanh nghiệp mua một số hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ gia đình tự kinh doanh sẽ không có hóa đơn đầu vào, ví dụ: mua hàng nông sản của nông dân, hải sản của người đánh bắt trực tiếp, mua đất, đá,…của cá nhân tự khai thác bán ra,…

Trong trường hợp này, để những khoản này được ghi nhận vào chi phí hợp lý thì kế toán phải lập bộ hồ sơ sau:

– Hợp đồng mua bán;

– Chứng minh thư của cá nhân bán hàng;

– Chứng từ thanh toán;

– Biên bản bàn giao hàng hóa (nếu có);

– Bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào không có hóa đơn, mẫu 01/TNDN.

Kết luận: Như vậy, xử lý chi phí đầu vào không có hóa đơn để được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN thì kế toán cần linh động để tập hợp đủ bộ hồ sơ trình cơ quan thuế cho từng trường hợp như đã trình bày ở trên.

II Cách hạch toán mua hàng không có hóa đơn đầu vào

Nếu mua của hộ gia đình, cá nhân có mức doanh thu từ 100 triệu /năm trờ lên có 2 trường hợp

1. Nếu là mua nông sản, hải sản, thủy sản, sản phẩm thủ công, đất đá, cát sỏi ....-> Những hàng hóa mà người dân tự sản xuất, đánh bắt, khai thác, Không kinh doanh Bán ra (Chi tiết các bạn xem lại phần 1 bên trên nhé) -> Thì sẽ không phải phân biệt doanh thu trên hay dưới 100tr/năm.

Doanh nghiệp phải cần chuẩn bị hồ sơ:

- Hợp đồng,

- Chứng từ thanh toán,

- Bảng kê 01/TNDN,

- Biên bản bàn giao...

2. Nếu mua hàng hóa, dịch vụ của Hộ gia đình, cá nhân kinh doanh mà có doanh thu > 100tr/năm -> Thì Hộ gia đình, cá nhân kinh doanh đó phải nộp thuế môn bài, thuế GTGT, TNCN. Và cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn bán lẻ để Hộ gia đình, cá nhân kinh doanh đưa cho DN.

Doanh nghiệp phải cần chuẩn bị hồ sơ:

- Hợp đồng,

- Chứng từ thanh toán qua ngân hàng (vì có hóa đơn bán lẻ),

- Hóa đơn bán lẻ.

- Biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ, ....

VD 1: Doanh nghiệp bạn thuê dịch vụ xây dựng của 1 đội nhân công (có 1 người đứng ra làm đội trưởng) có Doanh thu > 100tr/năm, thì Cá nhân đó phải mang hợp đồng, chứng từ thanh toán, biên bản nghiệm thu, CMT... lên cơ quan thuế để mua hóa đơn bán lẻ -> Sau đó thì đưa cho DN.

VD 2: Doanh nghiệp bạn thuê cá nhân gia công hàng hóa:

- Nếu giá trị hợp đồng (doanh thu) < 100tr năm (Thì DN cần: Hợp đồng, chứng từ thanh toán, Bảng kê 01/TNDN)

- Nếu doanh thu > 100tr/năm (Thì cá nhân đó phải lên Cơ quan thuế để nộp thuế môn bài, GTGT, TNCN -> Sau đó sẽ được cấp 1 hóa đơn bán lẻ để giao cho DN) => DN cần: Hợp đồng, chứng từ thanh toán, hóa đơn bán lẻ.

Lưu ý: Chỉ riêng trường hợp Cá nhân cho thuê Tài sản (Nhà cửa) nếu có doanh thu > 100tr/năm thì chỉ phải nộp thuế môn bài, GTGT, TNCN (Nhưng cơ quan thuế sẽ không cấp hóa đơn bán lẻ nữa)

-> Doanh nghiệp phải cần:

- Hợp đồng,

- Chứng từ thanh toán,

- (Nếu trên hợp đồng ghi bên DN sẽ nộp thuế thay chủ nhà thì cần thêm: Chứng từ nộp tiền thuế thay chủ nhà)

Theo khoản 2.5 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 6/8/2015.

Về chi trả tiền thuê tài sản của cá nhân:

- Bổ sung quy định không tính vào chi phí được trừ khi tính thuế đối với chi trả tiền thuê tài sản của cá nhân không có đầy đủ hồ sơ, chứng từ như sau:

- Nếu DN thuê tài sản của cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê tài sản.

- Nếu DN thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thoả thuận doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản, chứng từ trả tiền thuê tài sản và chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân.

- Nếu DN thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận tiền thuê tài sản chưa bao gồm thuế (thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân) và doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì doanh nghiệp được tính vào chí phí được trừ tổng số tiền thuê tài sản bao gồm cả phần thuế nộp thay cho cá nhân.